FMのデータ管理とは？情報を集めて経営判断に活かす

FMのデータ管理では、建物、設備、コスト、利用状況、点検履歴などの情報を一元的に管理し、計画や評価、改善、経営判断に活かします。

ただし、集められるデータを何でも保存すればよいわけではありません。

何のために使うのかを先に考え、必要なデータを選び、正確な状態に保ちながら活用することが大切です。

前回は、予算やファシリティコスト、施設資産などを経営判断につなげるFMの財務管理について学びました。

今回は、その判断を支えるFMのデータ管理を見ていきましょう。

🗃️ データを集めればFMに活かせる？

🐥ぴよまる：建物のデータをたくさん集めれば、FMのデータ管理は完成するの？

🐔にわのとりさん：たくさん集めるだけでは、使える情報になるとは限らんのじゃ。まずはクイズで考えてみよう。

Q．FMのデータ管理で、最も大切なことはどれでしょう？

A．集められるデータを、目的を決めずにすべて保存する
B．利用目的を明らかにし、必要なデータを選んで更新・活用する
C．最新の自動ねこ撫で機を導入し、まずは自分が満足する

😸うちのねこさん：Cかニャ。新しい機械があれば、なんとなく全部うまくいきそうニャ。

🐥：でも、何に使うか決まっていなかったら、高性能でも困りそうだよ。ぼくはBだと思うな。

🐶うらのいぬさん：正解はBです。

FMに関するデータは、量が多ければよいわけではありません。

評価や計画、改善などの目的に合わせて必要なものを選び、いつでも使えるように更新しながら管理することが大切です。

使う目的のないデータを集め続けると、管理の手間や費用が増え、本当に必要な情報を見つけにくくなってしまいます。

🎯 FMのデータ管理は目的から考える

FMでは、建物や設備だけでなく、次のような多くの情報を扱います。

建物の所在地、面積、構造、竣工年
設備の種類、性能、設置場所
ファシリティコスト
修繕や設備更新の履歴
使用している部門や利用人数
オフィスや会議室の利用状況
点検結果や不具合の記録
エネルギー使用量
利用者満足度
新築、改修、移転などのプロジェクト情報

これほど多くの情報を、すべて同じ細かさで集める必要はありません。

たとえば、設備更新の計画を立てるなら、設備の設置年、耐用年数、点検結果、故障履歴、修繕費などが必要です。

オフィスの使い方を見直すなら、使用面積、利用人数、座席や会議室の利用状況などが役立ちます。

何を判断するためのデータなのかを先に決める。

これが、FMのデータ管理の出発点です。

🐥：データを集めてから使い道を考えるのではなく、知りたいことを決めてから集めるんだね。

🐔：そのとおりじゃ。目的が決まれば、本当に必要なデータも見えてくるのじゃよ。

🧭 FMで管理する情報を全体から見てみよう

公式ガイドでは、一元的に管理する主な情報を、次のように整理しています。

1．財務に関する情報

ファシリティにどれだけの費用がかかり、どのような資産を保有・使用しているかを把握するための情報です。

ファシリティコスト
土地や建物などの施設資産
修繕費や改修費
プロジェクトの予算と実績

ファシリティコストは、年度ごとに比較したり、面積当たり・利用者当たりの金額を算出したりするため、継続的に更新します。

施設資産の情報は、財務部門が管理する固定資産台帳などと連携させます。FM組織は、建物や設備の現状に関する情報を整え、財務部門の正式な会計処理を支えます。

2．品質に関する情報

ファシリティが、必要な品質を保っているかを評価するための情報です。

地球環境保全に関する測定結果
利用者満足度
安全性や快適性に関する評価
その他の品質評価の結果

一度調べて終わりではなく、同じ方法で継続的に測ることで、改善したのか、新たな課題が生まれたのかを確認できます。

3．供給に関する情報

必要な施設、面積、設備、サービスを、需要に合わせて用意できているかを把握するための情報です。

建物や各階の有効面積
部門ごとの使用面積
オフィスのレイアウト
利用人数
家具や備品
スペースの利用率や稼働率

こうした情報があれば、場所が足りないのか、使われていないスペースがあるのかを、感覚ではなくデータで判断できます。

4．プロジェクトに関する情報

新築、改修、移転などのプロジェクトでは、計画、予算、スケジュール、契約、進捗、完成図書など、多くの情報が生まれます。

プロジェクトが終わったあとも必要になる情報を選び、保存・保管しておくことが大切です。

5．運営維持に関する情報

施設を安全に使い続けるために、次のような情報を管理します。

運営維持に関する週報や月報
SLAやKPIに関する契約書、評価結果
中長期修繕計画
保全項目や点検周期
修繕・改修の履歴
点検記録や報告書
エネルギー使用量の経年データ

設備の状態や不具合の履歴を追えるようにしておけば、故障してから直すだけでなく、計画的な保全や更新へつなげられます。

6．保存・保管が必要な情報

建物に関する情報の中には、長期間保存しなければならないものがあります。

主な書類と、FM実務における保管期間の考え方は次のとおりです。

設計図書：原則として、建物を保有・使用している間は保存する
確認申請関係の書類：確認済証や検査済証を含め、建物を保有・使用している間は保存する
不動産契約書：契約期間中に加え、契約終了後も法令や社内規程で定めた期間保存する
登記に関する記録：土地や建物を保有している間は保存し、売却後も登記や税務などの手続きが完了するまで保管する
登記識別情報通知書や権利証：第三者に知られないよう厳重に保管する

これらの書類は、改修、用途変更、売却、賃貸借契約の見直し、災害後の復旧などで必要になることがあります。

なお、建築士法では、建築士事務所の開設者に対して、一定の設計図書を15年間保存することが義務づけられています。ただし、これは建築士事務所に課された法定保存期間です。

建物を保有・使用する企業のFM組織では、法定期間だけで保存の要否を判断せず、建物のライフサイクルを通して必要になる書類を保管しておくことが大切です。

また、確認申請関係の書類についても、「建築基準法により所有者が永久保存しなければならない」と単純に決められているわけではありません。しかし、確認済証や検査済証は、増改築や用途変更、売却などの際に必要になるため、建物を保有・使用している間は保存しておく必要があります。

不動産契約書などの保存期間は、税務、会計、契約上の責任などによって異なります。法人税法上の帳簿書類に該当する契約書は原則として7年間の保存が必要ですが、契約内容や会社の状況によって、さらに長い期間の保管が必要になる場合もあります。

そのため、FM組織だけで保存期間を決めるのではなく、法務、財務、経理などの関係部門と確認し、書類ごとに保存期間、管理責任者、保存場所、廃棄方法を定めます。

必要な書類を、必要なときに、正しい状態で取り出せるようにしておくことも、FMのデータ管理の大切な役割です。

7．外部から集める情報

FMの判断には、社内のデータだけでなく、外部環境の変化を示す情報も必要です。

FMでよく使われる外部データには、次のようなものがあります。

建設費に関する指標：資材費や工事費の動きを把握し、新築・改修・修繕などの予算を検討する
不動産市場レポート：地域ごとの空室率や賃料を調べ、施設を保有するか、借りるか、移転するかを検討する
エネルギー価格に関する指標：電気やガス、燃料価格の変化を把握し、光熱費の予測や省エネルギー対策に活かす
法令改正情報：省エネ法や建築基準法などの改正を確認し、設備更新や施設運用への影響を把握する

たとえば、自社の修繕費が前年より増えていても、建設資材や人件費が市場全体で上昇しているなら、社内の管理だけが原因とは限りません。

また、現在のオフィス賃料と周辺地域の相場を比較すれば、契約更新や移転を検討する材料になります。

このように、社内の実績と外部データを組み合わせることで、自社の施設やコストを客観的に評価し、将来の変化を見通した判断ができるようになります。

😸：建物の中だけを見ていても、世の中の風向きまでは分からないニャ。

🐶：そうですね。社内のデータと外部の情報を組み合わせることで、判断の視野が広がります。

🔗 情報を一元的につなぐとは？

FMのデータ管理でいう「一元的な管理」とは、すべての情報を一つの巨大な表へ詰め込むことではありません。

建物や施設を共通の軸にして、別々に管理されている情報を関連づけることです。

たとえば、一つの建物について次のような情報があります。

財務部門が管理する施設資産の情報
FM組織が管理するファシリティコスト
利用部門や使用面積の情報
点検や修繕の履歴
エネルギー使用量
改修プロジェクトの情報

これらに共通する建物コードや施設コードを付けておけば、必要な情報を建物ごとに結びつけて確認できます。

🐥：同じ建物の情報なのに、名前の付け方が違ったら困りそうだね。

🐔：うむ。「本社」「本社ビル」「東京本社」が別の建物として登録されてしまえば、正しい集計ができんからのう。

一元的なデータ管理には、次のようなルールも必要です。

建物や設備に共通のコードを付ける
項目名や数え方をそろえる
誰が入力・更新するのかを決める
いつ更新するのかを決める
保存期間を定める
閲覧・変更できる人を決める
古い情報や重複した情報を整理する

情報をつなぐには、システムだけでなく、データを扱うルールも欠かせません。

🗄️ データベースを使って情報を結びつける

紙の書類や部門ごとの表計算ファイルだけでは、情報の更新や検索、比較が難しくなります。

そこで、FMに必要な情報をデータベースへ取り込み、更新・保存・分析できるようにします。

公式ガイドでは、建物を基本の軸として、コスト台帳、利用台帳、保全台帳などのサブシステムを関連づける考え方が示されています。

たとえば、建物コードから次の情報へたどれるようにします。

その建物にいくらコストがかかっているか
どの部門がどれだけ使っているか
どの設備をいつ点検・修繕したか
今後どのような更新が必要か

このように、関係するデータを共通の項目で結びつけるデータベースを、RDB（リレーショナルデータベース）といいます。

RDBでは、建物、設備、コスト、利用部門、点検履歴などのデータを、建物コードや設備コードなどの共通項目で結びつけます。

適切に設計・運用すれば、次のようなメリットがあります。

データの重複を減らせる
同じ建物の名称、所在地、面積などを複数の台帳へ何度も入力せず、基本となる情報を共通して利用できます。
更新時の整合性を保ちやすい
建物名や担当部門などに変更があったとき、基本となるデータを更新することで、関連する情報との食い違いを抑えられます。
必要な情報を建物単位で取り出せる
一つの建物について、コスト、使用面積、利用部門、点検履歴、修繕計画などをまとめて確認できます。
異なる種類のデータを組み合わせて分析できる
エネルギー使用量と利用人数、修繕費と設備の経過年数などを関連づけ、問題の原因や改善の効果を調べられます。
新しい情報を追加しやすい
共通するコードで結びつける仕組みがあれば、必要に応じて新しい台帳や情報システムを追加できます。

たとえば、建物の基本情報を複数の表へそれぞれ入力していると、一つの表だけが更新され、別の表には古い名称や面積が残ることがあります。

RDBでは、建物の基本情報を一か所で管理し、コストや点検履歴などを建物コードで関連づけます。これにより、同じ情報を何度も入力する手間や、更新漏れによる食い違いを減らせます。

ただし、RDBを導入しただけで、データが自動的に正しくなるわけではありません。コードの付け方、入力項目、更新する担当者などのルールをそろえて運用することが必要です。

また、FMのデータベースは、必要に応じて企業の会計や資産管理などのシステムとも連携します。

そして、FM組織が財務部門やほかの部門の仕事を引き取るわけではありません。それぞれの部門が管理する正式な情報と、FMに必要な情報を適切に結びつけることが目的です。

💻 FMを支える情報システム

FMのデータ管理を支える情報システムには、さまざまな種類があります。

略語が多く、最初は少し身構えてしまいますが、大切なのは名前の暗記ではなく、何を管理する仕組みなのかを理解することです。

情報システム	主な役割
CAFM	スペース管理中心。コンピューターを使い、スペース、入居部門、家具・備品などを管理する
CMMS	設備保全中心。設備の点検、修繕、作業指示、保全履歴などを管理する
IWMS	FM業務の統合管理が中心。不動産、スペース、保全、環境、プロジェクトなどを幅広く統合管理する
BIM	建物情報の3次元化が中心。建物の3次元モデルに、部屋、材料、設備、性能などの情報を結びつける
BAS	建物設備の監視・制御が中心。空調、照明、給排水、防災設備などを監視・制御する
BEMS	エネルギー管理が中心。建物のエネルギー使用量を監視・制御・記録する
LCM支援システム	中長期修繕計画が中心。中長期修繕計画や保全項目、更新周期、工事履歴などを管理する

それぞれの違いを短く整理すると、次のようになります。

CAFMは、場所と人、家具・備品をつなぐ
CMMSは、設備と保全作業をつなぐ
IWMSは、FMに関する幅広い業務を一つの基盤でつなぐ（複数システムをまたぐ手間を減らせる）
BIMは、建物の形と属性情報をつなぐ
BASは、建物設備を動かし、状態を監視する
BEMSは、エネルギーの使用状況を捉え、効率化につなげる
LCM支援システムは、現在の保全情報と将来の修繕・更新計画をつなぐ

企業の規模や業務内容によって、必要なシステムは異なります。

すべてを導入すればよいわけではありません。既存のシステムとの連携、使う人の技能、導入・運用コストなどを考え、目的に合ったものを選びます。

小規模な組織では、必要な項目と更新ルールを決めたうえで、表計算ソフトなどから始めることもできます。

大切なのは、高価なシステムを持つことではなく、必要な情報が正しく更新され、判断に使えることです。

😸：立派なシステムでも、中身が古ければ、きれいな箱に昔の地図を入れているようなものニャ。

🐶：そのとおりです。システムは情報を活かすための道具です。導入すること自体が目的ではありません。

🔄 データは更新してこそ役に立つ

建物や設備の情報は、時間とともに変わります。

改修をすれば部屋の面積や用途が変わり、設備を更新すれば機種や設置年が変わります。組織変更や人員の増減によって、利用部門や利用人数も変化します。

ところが、図面、台帳、保全記録、会計データなどが別々に更新されると、同じ建物について異なる情報が残ってしまうことがあります。

これを防ぐには、変更が生じたときの流れを決めておく必要があります。

どのような変更があったのかを確認する
どのデータを更新する必要があるかを洗い出す
担当部門へ正確な情報を渡す
関係する台帳やシステムを更新する
更新内容に食い違いがないか確認する

データは、保存した瞬間から少しずつ古くなります。

だからこそ、FMのデータ管理には、集める仕組みだけでなく、更新し続ける仕組みが必要なのです。

🔍 データを情報に変え、判断につなげる

データは、持っているだけでは価値を生みません。

複数のデータを比べ、背景を読み解くことで、初めて計画や改善に使える情報になります。

たとえば、ある建物のエネルギー使用量が増えたというデータだけでは、原因は分かりません。

そこで、利用人数、稼働時間、気温、設備の運転状況などを組み合わせて分析すれば、次のような可能性が見えてきます。

利用人数や稼働時間が増えた
猛暑や寒波の影響を受けた
設備の効率が低下している
運転方法に改善の余地がある

修繕費が増えた場合も、単なる支出の増加として見るのではなく、設備の経過年数や故障履歴と照らし合わせれば、修理を続けるのか、更新するのかを検討できます。

データを集める。関連づける。比較・分析する。そして、次の判断へつなげる。

ここまで行って、FMのデータ管理は経営に役立つ仕組みになります。

🐥：一つひとつの数字は小さな点だけど、つなぐと建物の状態や進む方向が見えてくるんだね。

🐔：うむ。データは答えそのものではないが、よりよい答えを考えるための地図になるのじゃ。

📚 ポイントまとめ

FMのデータ管理では、利用目的を明らかにしてから必要なデータを選ぶ
財務、品質、供給、プロジェクト、運営維持などの情報を一元的に管理する
一元的な管理とは、すべてを一つの表へ詰め込むことではなく、共通のコードなどで情報を結びつけること
情報の項目、入力方法、更新時期、担当者などのルールをそろえる
CAFM、CMMS、IWMS、BIM、BEMSなどは、FMのデータ管理を支える道具
データを比較・分析し、計画、評価、改善、経営判断へつなげる
システムを導入することよりも、正確なデータを更新し、使い続けることが大切

🌱 今日のまとめ

FMには、建物、設備、コスト、利用状況、点検履歴など、たくさんのデータが集まります。

しかし、データを保存するだけでは、建物の未来は見えてきません。

FMのデータ管理で大切なのは、目的に合わせて必要なデータを選び、共通の軸で結びつけ、正確に更新しながら活用することです。

ばらばらだった数字や記録をつなぐと、建物の現在地が見えます。そして、比較・分析することで、次に進む方向も見えてきます。

🐥：データ管理って、数字をしまっておく仕事だと思っていたけど、未来を考えるための地図づくりなんだね。

🐶：はい。正しい情報があれば、計画や改善の理由を、みんなで共有できるようになります。

😸：古い地図を持って歩いたら、もうない扉を探すことになるニャ。ときどき描き直さないとニャ。

🐔：うむ。だからこそ、データは集めて終わりではなく、正しく更新し続けることが大切なのじゃよ。

🎮 次回予告：第5章⑥「FMの標準と規程とは？仕事の品質をそろえる仕組み」

データを使ってFMを動かすには、仕事の進め方や判断の基準もそろえる必要があります。

次回は、担当者や施設が変わっても、必要な品質を保つための「標準」と「規程」について学びましょう。

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📖 参考資料・関連情報

参考資料

公益社団法人日本ファシリティマネジメント協会編『公式ガイドファシリティマネジメント』
- 第5章「統括マネジメント」
- 5.5「一元的なデータ管理」（96～101ページ）
- 5.5.1「FM関連情報の一元的なデータ管理」
- 5.5.2「データベースの活用」
- 5.5.3「情報システムの活用」
- 図表5.5.1「建物を軸としたサブシステムの構成」

この記事では、上記の内容をもとに、FMで管理する情報の種類、一元的なデータ管理の考え方、データベースや情報システムの役割を初心者向けに整理しています。