FM監査とは、施設やFMの業務について、外部の専門家など第三者の視点も取り入れて現状を確かめ、改善に生かすことです。
前回は、自分たちの仕事の仕組みを点検する内部監査を見ました。でも、毎日その場所で働いているからこそ、気づきにくいこともあります。外から見ると、どんな課題が見えてくるのでしょうか。
🐥ぴよまる：毎日使っている建物なら、ぼくたちが一番よく知っているんじゃないの？
🐔にわのとりさん：その強みはあるぞ。ただ、慣れてしまって「いつものこと」と思っている問題もあるかもしれん。別の目を借りると、見え方が変わるんじゃ。
🐥 まずは3択クイズ！第三者に見てもらう理由は？
ある会社では、施設の管理に大きな問題はないと考えていました。しかし、使いにくさを訴える声も少しずつ出ています。第三者によるFM監査を活用する目的として、適切なのはどれでしょう？
- A．社内の担当者に代わって、第三者にすべての改善を決めてもらう。
- B．自分たちの評価も踏まえ、別の視点から現状と課題を確かめる。
- C．監査を受けたという事実だけを残し、結果は確認しない。
😸うちのねこさん：いつも通る廊下の小さな段差も、初めて来た人なら「ここ、歩きにくいニャ」って気づくかもしれない。
🐥❓：慣れている人と初めて見る人では、気づくことが違うんだね。
🐶うらのいぬさん：正解はBです。第三者の評価は、改善の必要性を判断する材料になります。ただし、改善方針をどう立て、何を実行するかは、組織の目標や状況も踏まえて決めます。
🔍 内部監査と第三者によるFM監査は、どう違う？
内部監査では、自分たちのFM業務や管理の仕組みを点検します。一方、第三者によるFM監査では、外部の専門家が施設や業務の現状を確認し、専門的な知見と外からの視点を加えます。
| 見る視点 | 強み | 気を付けたいこと |
|---|---|---|
| 内部監査 | 組織の目標や日々の事情をよく知っている。 | 慣れた仕事の中にある課題を見落とすことがある。 |
| 第三者によるFM監査 | 専門知識や外からの視点で現状を確かめられる。 | 組織の目的や利用者の事情を十分に伝える必要がある。 |
この表は、二つの視点を理解するための記事独自の整理です。どちらか一方だけで答えが完成するわけではありません。
🐥：自分たち（内部）が知っている事情と、外の人（第三者）だから見えることを合わせるんだね。
🐔✨：うむ。地図を描くときも、歩いた人の記憶と、少し離れたところから見た景色の両方が役に立つじゃろう。
🏢 建物と、そこで行われる仕事の両方を見る
公式ガイドでは、第三者によるFM監査を考える際に、施設というハード面と、運用・サービスというソフト面を示しています。
ハード面では、建物の劣化状況、設備の状態、環境への影響などを確かめます。ソフト面では、安全管理の運用、利用者へのサービス、業務を支える仕組みなどを見ます。対象や調べ方は、何を確かめたいかによって変わります。
たとえば「会議室が使いにくい」という声があったとします。部屋の広さや設備だけでなく、予約方法や運用ルールにも原因があるかもしれません。建物と使い方の両方を見ることで、課題の輪郭がはっきりします。
😼：立派な部屋でも、予約の仕方が分からなければ使えないニャ。
🐥💡：逆に、予約の仕組みを直しても、部屋そのものが足りなければ困るね。
🐶💡：そうです。監査の結果も一つの原因に飛びつかず、施設の状態と運営の実態を合わせて読み解きます。
🧭 監査結果を、改善方針にどう生かす？
第三者から指摘を受けたら、その内容を社内の評価結果や利用者の声と照らし合わせます。課題がどこにあり、どの程度の影響があるかを確かめ、改善の優先順位や方向を考えます。
たとえば安全に関わる問題なら、必要な対応を速やかに進めます。長期的な改修や運用の見直しが必要なら、FM戦略・計画や統括マネジメントで具体化していきます。会社全体の方針に関わる課題なら、経営への提案も検討します。
第三者の報告書を受け取ることがゴールではありません。自分たちの目標に照らして結果を理解し、次の判断に使うところまでが大切です。
🐥❓：外の人に「ここを直しましょう」と言われたら、そのとおりにすればいいわけじゃないんだね。
🐶：はい。専門家の見解を大切にしながら、利用者への影響、費用、実施時期なども確かめます。差し迫った危険や法令上必要な対応があれば、それぞれ適切に進めます。
🐔：外からの気づきを、自分たちの未来の計画へつなげるんじゃよ。
🌱 第10章を振り返ると
第10章では、評価で見えた課題から改善方針を立て、供給・品質・財務の目標を見直してきました。そして最後に、FMの仕事を支える仕組みそのものにも目を向けました。
内部監査と第三者によるFM監査は、その仕組みや現状を確かめるための視点です。自分たちで見つけたことと、外から教えてもらったこと。その両方を次の改善に生かせます。
😼：見慣れた場所でも、違う目で見たら新しい道が見つかるニャ。
🐥✨：うん。評価で描いた地図に、まだ気づいていなかった印を足せるんだね。
📚 ポイントまとめ
- 第三者によるFM監査は、外部の専門家の視点を取り入れて現状や課題を確かめる方法。
- 施設の状態だけでなく、運用・サービスなどの仕事の進め方も確認の対象になる。
- 監査結果を社内の評価や利用者の声と合わせ、改善方針と次の計画に生かす。
☀️ 今日のまとめ
外からの視点は、いつもの景色に新しい輪郭を描いてくれます。その気づきを受け取り、自分たちが大切にしたい場所の未来を考える。そこから次の改善が始まります。
🐥：ぼくたちの気づきも、外の人の気づきも、どちらも地図に書き込んでいきたいな。
😼：そうしたら、前は見えなかった道も歩けそうだニャ。
🎮 次回予告
次回は第10章のまとめです。８つの記事を３択クイズで振り返り、評価から改善、そして次の計画へつながる道をたどります。
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📖 参考資料・関連情報
公益社団法人 日本ファシリティマネジメント協会編『公式ガイド ファシリティマネジメント』第10章「改善」
- 10.4「改善の仕組みづくりとFM監査」
- 10.4.2「第三者の監査による改善（FM監査）」
この記事では、公式ガイドに示された第三者によるFM監査の位置づけと、施設のハード面・運用やサービスのソフト面を確かめ、改善方針に生かす関係を確認しました。
会議室の設備と予約方法を併せて考える例、内部監査と第三者によるFM監査の比較表、「地図に新しい印を足す」という説明は、初心者が二つの視点の関係をつかめるように加えた独自の再構成です。
本記事は公式ガイドの内容を参考にしていますが、原文の文章・図表を引用したものではなく、筆者が独自に再構成した解説です。
- 公益社団法人 日本ファシリティマネジメント協会
日本におけるFMの普及と、ファシリティマネジャーの育成を行っている公式団体です。